word的實(shí)用技巧
word界面
一、運(yùn)用編輯--選擇性粘貼功能 ， 方便編輯復(fù)制文本資料
我們有時在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用粘貼，往往會將原有的格式復(fù)制過來 。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中粘貼 ， 則會將表格格式復(fù)制過來 ， 而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁時選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用粘貼，則會將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來，使你無法進(jìn)行文字編輯 。如果你采用編輯--選擇性粘貼--無格式文本，則一切問題可以解決了 ， 復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了 。
二、不切換輸方式，快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)
審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作 ， 編制審計(jì)報(bào)告時，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法 ， 會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn)) 。不過利用Word工具中的自動更正可解決此問題，讓你一勞永逸 。方法：打開工具--自動更正--自動更正，在替換替換為中分別填上 。。、.(小數(shù)點(diǎn))，點(diǎn)擊確定 ， 回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個 。，再輸入數(shù)據(jù)，看看.是不是變成了小數(shù)點(diǎn). 。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個 。 ， 不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了 。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn) 。此法可用于文字材料中的序號更正、如將1、改⒈ ， 年份中零的更正、如將二00改為二○○;公文年份中括號的更正、如將([改為〔 。
三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我們在編寫審計(jì)報(bào)告等文字材料時，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Word中雖然為修訂提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄 ， 但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實(shí)這是一個很麻煩的事情 。在Word中版本功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌 。建好了一個Word文件后，首先選擇一下文件--版本--現(xiàn)在保存，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時打開文檔后先打開文件--版本--現(xiàn)在保存，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項(xiàng) ， 然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況 。
四、解決Windows xp/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開Word使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時，電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩 。有時審計(jì)人員會認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花 。其實(shí)解決辦法很簡單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面 ， 右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇屬性--外觀--效果--將平滑字體邊源前的勾去掉，再點(diǎn)擊應(yīng)用--確定，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
五、妙用Ctrl+Z，取消自動項(xiàng)目編號
在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：一、基本情況后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項(xiàng)目自動編號形式，并在下一行添加了二、字樣 。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號形式，也就是說第一行中的一、已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了，不可?。?在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的自動項(xiàng)目編號就會直接影響著文檔的排版效果 。如何去除?用Ctrl+Z就可發(fā)揮作用了 。我們在輸入一、基本情況敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了 ， 第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變 。其原因是Word系統(tǒng)中有自動更正的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正 。比如我們輸入1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用并敲回車后 ， 系統(tǒng)自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问?。Ctrl+Z的作用是撤消上一個操作，恢復(fù)到以前的某一步 。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個動作 ， 系統(tǒng)只做一個動作，而沒有做自動編號，所以在此以后的動作中，系統(tǒng)不再使用自動編號功能下的自動更正 (即自動更正為自動編號形式)，你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號了 。
六、用表格--標(biāo)題行重復(fù)功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動滿頁顯示
在Word中文字編排時難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印 。如果你用一下Word中的表格--標(biāo)題行重復(fù)，就可以實(shí)現(xiàn)這個功能 。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用粘貼功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分 ， 點(diǎn)擊表格--重復(fù)標(biāo)題行就完成了 。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了 。
七、巧用替換功能，刪除Word文檔多余的空行
有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時費(fèi)力，這時我們可用替換功能來輕松解決(在wps中刪除空是很方便的) ， 方法如下 。
打開編輯--替換 ， 把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(P)兩次，在輸入框中會顯示^P^P，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個段落標(biāo)記(P)(一個^P)，再按下全部替換按鈕 。這樣多余的空行就會被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了 ， 如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時還會出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的^P加個空格，再加上^P ， 替換為^P，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了 。
此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動換行(頁面行末顯示的符號是?)，還是手動換行(頁面行末顯示的符號是)，前面去空行的是自動換行符 。對文件中手動換行符(Shift+回車)形成的空行，在替換時需要選擇特殊字符中的人工換行(L)兩次，即用^l^l替換成^l，空行便可去除 。總之用替換的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊 。
八、利用插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印
在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時 ， 我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè)，先打這幾頁，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè) ， 再進(jìn)行打?。?這樣打印后頁碼就自然對映 ， 如果搞錯了，那就要浪費(fèi)紙張了 。不過你采用插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁，然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁 ， 這樣處理后頁碼自然對齊了 。
九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個字符問題
在你正常輸入文本時首先確定首行縮進(jìn)兩個字符 ， 你在段落--縮進(jìn)與間距--特殊格式中確定需要首行縮進(jìn)兩個字符，段落--縮進(jìn)與間距--度量值有時會顯示厘米，這樣就無法精確計(jì)算兩個字是多少 。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體宋體，再選擇段落--縮進(jìn)與間距--特殊格式--首行縮進(jìn)，再選擇度量值便會出現(xiàn)縮進(jìn)兩個字符了 ， 點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了 。
十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料
【word的實(shí)用技巧】我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不為被審計(jì)單位察覺(過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn))，但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp ， 是需要花一定時間學(xué)習(xí)的 。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了 。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序--添加或刪除功能--在Microsoft Office下拉菜單中選擇從本機(jī)運(yùn)行全部程序--開始更新 ， 這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步打開全部圖片，然后一張一張的裁切--復(fù)制--打開Word文檔--粘貼，第三步在Word中從工具中打開圖片格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔 。
十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集
我們在用Word編輯文件時，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了 。方法：光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后 ， 打開插入--對象--由文件創(chuàng)建，在文件名右側(cè)瀏覽選擇你需要插入的文件 ， 然后在顯示為圖標(biāo)上打勾就行了 。這時文檔中出現(xiàn)了一個圖標(biāo) ， 雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件 。同理在Excel中也可加載上一些Word文件 ?？紤]打印Word文件時會將Excel文件圖標(biāo)打印出來，此時可先刪除這個圖標(biāo)，進(jìn)行Word文件的打印，然后用Ctrl+Z，撤銷剛才動作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo) 。
十二、利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料
我們在處理信函、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源 ， 使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情，用郵件合并來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料 ， 在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí) 。

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